Si cela peux aider quelqu’un je voudrais témoigner de la façon dont nous avons à la m@ison monté nos demandes de subventions européennes. Précisons pour notre cas que nous parlons de développement social et non urbain. Tournez-vous vers votre région de rattachement, ils sont souvent en charge de la gestion de ces fonds.

Il est communément admis que présenter une demande de subvention aux fonds européens est assez complexe. Je ne vais pas vous dire que c’est très simple, mais on y arrive tout de même. Cependant il faut noter qu’effectivement une association qui n’a pas derrière elle tout le « staff » administratif et l’organisation nécessaire doit s’attendre à quelques heures de bénévolat, qu’il est possible de valoriser dans certaines conditions .

À la m@ison nous avons monté jusqu’à ce jour trois dossiers. C’est pourquoi je vous livre quelques « conseils ».

Avant toute chose, prenez le temps de naviguer sur internet pour bien comprendre le montage des dossiers (ça aide !).

Il faut distinguer deux phases, la présentation du dossier et la rédaction du bilan.

La présentation:

Le projet

Tout d’abord il s’agit de bien préparer son projet afin de pouvoir rédiger un document qui permet de montrer :

• les publics et territoires visés ;

• les objectifs à atteindre ;

• la démarche adoptée ;

• les partenariats engagés.

Mais je dirais qu’il est tout à fait logique et nécessaire de le faire pour n’importe quel projet.

Ce document doit également mettre en exergue en quoi votre projet répond aux objectifs du cadre européen. Ainsi, sur le dernier dossier que nous avons pu faire, on nous demandait de mettre en évidence tous les points du projet qui répondaient aux critères du développement durable pour l’Europe et d’en démontrer le bien fondé. Pour vous aider, il faut noter qu’en téléchargeant les demandes de subventions,des guides vous sont proposés pour bien rédiger et présenter votre dossier. Ces guides sont d’une aide précieuse, ne les négligez pas, lisez-les, vous gagnerez beaucoup de temps à la rédaction et vous éviterez pas mal d’allers et retours.

• n’hésitez pas à joindre toutes les annexes permettant de juger de la rigueur de votre démarche, de la qualité de vos partenaires, des références passées, en bref tout ce qui peut justifier du sérieux de votre démarche et projet ;

• présentez également clairement les critères d’évaluation de votre projet et la méthode employée pour la réaliser ;

• mettez également en lumière les conditions de la pérennisation de votre projet (s’il y a lieu), après la phase de financement européen.

La présentation de la demande de subvention.

Prenez le temps d’une présentation rigoureuse. Des notes de présentations, les pièces justificatives de dépenses présentées dans l’ordre demandé facilitent le travail de ceux qui ont à juger de l’éligibilité de votre demande et de donner un avis conforme rapidement. Il vaut mieux passer du temps à vérifier, faire vérifier par d’autres, mais envoyer un dossier complet du premier coup !

Pour notre part (Annie Huertas et moi-même) nous n’avons pas hésité à faire des sous-chemises pour chaque catégorie de dépense.

Un bon sommaire du dossier facilite également la lecture.

Ayez une attention particulière sur la communication autour de la participation européenne. Dès lors que vous recevez l’arrêté de subvention, il conviendra de mettre en place la communication que vous aurez prévue.

Le bilan:

D’un point de vue du bilan qualitatif, là encore anticipez un maximum. Pensez à mettre de côté tous les écrits, les photos, les vidéos susceptibles de témoigner de la réalité et de la qualité de votre projet. N’hésitez pas à faire témoigner sous quelque forme que ce soit les publics que vous visez.

Lors de la rédaction du document final, reportez-vous aux objectifs initiaux et aux critères d’évaluations de votre projet initial. On ne vous demande pas d’être superman, et vous avez le droit de vous être trompé lors de la conception de votre projet. Le tout est de pouvoir l’expliquer

Encore une fois n’hésitez pas à illustrer votre bilan. Une image est parfois beaucoup plus parlante qu’un long discours.

D’un point de vue administratif, le bilan commence dès que vous engagez les premières dépenses de votre projet. Le suivi des factures est primordial, pensez à faire apposer sur votre facture dès que vous l’avez réglée la mention « acquitté le … » par votre fournisseur. Une nouvelle fois vous gagnerez beaucoup de temps. Adoptez la même rigueur que pour la présentation . Utilisez les guides fournis. Ils sont d’une grande aide pour cette étape essentielle.

Concernant le bilan financier, votre expert-comptable est là pour vous aider. Demandez-lui de l’aide, il gagnera lui-même beaucoup de temps lorsqu’il devra valider votre bilan.

Une nouvelle fois, il vaut mieux prendre le temps de bien réaliser votre bilan, le présenter correctement, le classer, le lire et le relire (par vous et par d’autres). Vous avez six mois après la clôture de votre projet pour réunir l’ensemble des documents, dresser le bilan qualitatif et quantitatif.

Pour notre part, à la m@ison, le dernier dossier a été « bouclé »(rédaction du bilan et perception du solde de subvention) en 6 mois!

Bon courage, l’enjeu en vaut la chandelle!

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